Kijk, dat zijn mooie stappen. Je gaat aan de slag met AFAS SB en je hebt gekozen voor de overstapoptie 'Migratie'. Om je goed op weg te helpen, leggen we uit hoe jij een vliegende start maakt. En beloofd: dat ga je dubbel en dwars terugverdienen.
De migratie zorgt ervoor dat zoveel mogelijk gegevens van Small Business naar AFAS SB worden overgenomen:
De bijlagen bij de in- en verkoopfacturen van het lopende jaar komen mee in de migratie. Tot 1 juni 2025 houd je toegang tot je oude Small Business omgeving. Voor die tijd exporteer je belangrijke gegevens naar Excel en sla je deze veilig op. Je kunt balie-/directfacturen en offertes exporteren naar PDF en opslaan. Genereer ook XML-auditfiles om aan de bewaarplicht van de Belastingdienst te voldoen. Daarnaast is het mogelijk om bijlagen bij inkoopfacturen uit je omgeving te halen. Je ontvangt hierover een e-mail met instructies na het doorgeven van jouw overstap.
Let op: Een migratie is een complex proces. Boekhoudkundige kennis en ervaring met Profit Small Business zijn een pré. Loop je vast? Blijf niet doorworstelen maar overweeg de overstap via een beginbalans. Stuur hiervoor een migratie-aanvraag in bij Support.
Het migratieproces bestaat uit 9 stappen.
Doorloop het stappenplan op een moment dat jou uitkomt. Pak een kopje koffie of thee en ga er rustig voor zitten. Support staat klaar om jouw vragen te beantwoorden.
Je ontvangt van een mail ‘Toegang tot AFAS SB’.
Vul hier in principe het huidige boekjaar in. Sluit eerst het vorige boekjaar af in je AFAS Profit-omgeving. Als dit niet mogelijk is en je wilt toch boekingen in het vorige boekjaar in SB doen, vul dan het vorige jaar in.
Boekingen vóór 1 januari van het Startjaar zijn niet mogelijk.
Vevers de pagina als je de knop niet meteen ziet. Heb je meerdere omgevingen? Maak dan meerdere migratieplannen aan. Doorloop bovenstaande stappen per omgeving. Dit kan er als volgt uit zien:
AFAS SB plaatst een afasmig-bestand in de Downloads-map op je PC met de naam van je omgeving, bijvoorbeeld O99999AA.afasmig.
Zorg dat onderstaande handelingen in AFAS Profit uitgevoerd worden door dezelfde gebruiker die het Migratieticket in SB heeft toegevoegd.
Zie je deze menu-optie niet? Pas je autorisatie aan:
In het Help Center lees je meer over autorisatie in Small Business.
Er verschijnt een melding dat het inlezen van het migratieticket is gelukt.
Je ziet eventueel de blokkerende meldingen en/of waarschuwingssignalen. Los de blokkerende meldingen op en neem de waarschuwingen door. In het Help Center lees je meer over blokkerende meldingen met bijbehorende oplossing.
Blokkerende meldingen moet je oplossen, omdat je anders niet kunt migreren. Waarschuwingen hoeven niet opgelost te worden, maar geven aan dat een bepaalde functionaliteit in AFAS Profit Small Business anders werkt in SB óf dat er na migratie nog aandacht nodig is voor deze onderdelen.
In de naam van deze migratie-omgeving vervangt de F de O. Dus als je omgeving nu O12345AA heet, wordt dit F12345AA.
Wanneer de omgeving klaarstaat, ontvangt de ingelogde gebruiker die de omgeving heeft aangevraagd een e-mail. Dit duurt ongeveer 20 minuten. De weergave Aanvragen omgeving toont deze informatie ook.
Het is belangrijk om een eventuele bankkoppeling te deactiveren, anders kan deze niet worden geactiveerd in SB. Deactiveer de Bankkoppeling in de O-omgeving.
Let op: Deactiveer de bankkoppeling in de O-omgeving pas nadat je een mail hebt ontvangen dat de F-omgeving gereed is. Deactiveer je de bankkoppeling voor die tijd? Dan gaat deze niet mee naar de F-omgeving en mislukt de migratie van de bankkoppeling.
De gegevens worden geëxporteerd als bac-bestand. Bewaar dit bestand goed totdat de migratie is gelukt. Hierna verschijnt de melding dat de bankintegratie is geëxporteerd. Hiermee heb je de bankkoppeling in Profit gedeactiveerd.
De bankkoppeling is nu gedeactiveerd.
Je ziet twee nieuwe weergaven om de grootboekrekeningen van AFAS Profit Small Business aan die van AFAS SB te koppelen.
AFAS SB koppelt automatisch zoveel mogelijk AFAS Profit Small Business grootboekrekeningen aan het SB grootboekrekeningschema, rekening houdend met de rechtsvorm, het type grootboekrekening en de omschrijving.
Selecteer eventueel een andere grootboekrekening wanneer het voorstel niet naar wens is
Let op: Selecteer de juiste soort rekening. Je kunt meerdere grootboekrekeningen aan dezelfde SB-grootboekrekening koppelen, zoals 8000: Omzet hierboven. Deze worden later automatisch gesplitst naar unieke grootboekrekeningen.
11. Klik op Voltooien migratie SB wanneer alle Grootboekrekeningen juist gekoppeld zijn.
Hiermee is de AFAS Profit kant van de migratie afgerond.
Let op: Als de migratie verkeerd is gegaan, dan zie je hier een blokkerende melding: "Er zijn fouten opgetreden bij de migratie, neem contact op met Support via een migratievraag:". Stuur een migratie-aanvraag in. Ga niet verder met het stappenplan, maar wacht op een reactie van Support. Houd er rekening mee dat de doorlooptijd van het migratieproces hierdoor langer wordt.
De voorbereidingen zitten erop. Nu is het tijd om de daadwerkelijke migratie van één of meerdere administraties uit te voeren.
Is de Administratiewizard niet zichtbaar? Druk op je toetsenbord [CTR+Spatie] en ga naar Migratieplannen Profit.
Zie je de actie Migratie starten niet? Dan heb je de actie Voltooien migratie AFAS SB in stap 7 niet juist uitgevoerd. AFAS SB toont een wizard. Pas hier niets aan.
Jouw werk zit erop. Nu is AFAS aan zet:
Let op: Als de migratie verkeerd is gegaan, dan zie je hier een blokkerende melding: "Er zijn fouten opgetreden bij de migratie, neem contact op met Support via een migratievraag:". Stuur een migratie-aanvraag in. Ga niet verder met het stappenplan, maar wacht op een reactie van Support.
Deze controles doe je zelf:
Als alles in orde is geef je de omgeving vrij:
Ga via de Spotlight (Ctrl + Spatie) naar Administraties.
Klik op Meer.
Kies voor Omgeving vrijgeven.
Let op: Met het vrijgeven van een omgeving geef je expliciet aan dat je alle administraties hebt gecontroleerd. Het is niet mogelijk om achteraf een extra administratie te migreren.
Je bent natuurlijk gewend om je boekhouding in Small Business te doen. Daarom hebben wij een vertaalslag gemaakt voor de belangrijkste processen. Deze video's laten zien hoe inkoop, verkoop, bank, afletteren en BTW in AFAS SB werkt:
Behoefte aan een rondleiding in AFAS SB? Klik rechtsbovenin op het vraagteken [?] en selecteer een rondleiding om direct stapsgewijs de functionaliteit te gebruiken of in te richten. Wel zo gemakkelijk toch?
Vervelend om te horen! Uiteraard helpen we je graag, we geloven er in dat je beter de vis zelf kan leren vangen dan dat wij hem je aanreiken. Er zijn kortweg 3 manieren waarop je een antwoord op je vraag kan vinden:
Veel werkplezier in AFAS SB!