Overstappen op een ander boekhoudpakket is minder spannend dan je in eerste instantie denkt. De belangrijkste vraag is: wat neem je mee, wat blijft achter en wat kun je achteraf nog inzien?
Je kunt best op zien tegen een overstap naar nieuw boekhoudpakket. Wennen aan een nieuwe manier van werken en hoe zit het met mijn huidige administratie? Het overzetten van je data hoeft niet het grote obstakel te zijn. Door de jaren heen kan je administratie best 'vervuild' raken. Dit is een mooi moment om met een schone lei verder te gaan en alleen die gegevens mee te nemen die je echt nodig hebt.
Overstappen van boekhoudsoftware hoeft helemaal geen groot obstakel te zijn. Als je goed je voorbereidingen getroffen hebt kan je met een schone lei verder. Vaak kun je zaken als je debiteuren, crediteuren, grootboek, rekeningschema en je financiële mutaties importeren in je nieuwe boekhoudpakket.
Inventariseren is de eerste stap om goed over te stappen. Welke gegevens heb je allemaal en wat wil je daarvan meenemen naar je nieuwe boekhoudpakket? Stel ook de vragen bij jouw huidige leverancier: wat zijn de export mogelijkheden? Welke data kan ik uit het systeem halen? Kunnen we nog (tijdelijk) bij de data in de vorm van bijvoorbeeld een bewaarlicentie?
Het belangrijkste punt in de voorbereidingsfase is jezelf laten informeren. Bijvoorbeeld over wat wettelijk wel en niet mag, welke gegevens móét je bewaren? Maar kijk ook verder. Informeer bijvoorbeeld eens bij de leverancier wat de 'best practice' is. Hoe makkelijk is het om je gegevens te importeren in de nieuwe software? Maak daarnaast eens een proef-export.
Denk ook vooral na over de toekomst. Kies je voor de goedkoopste boekhoudoplossing, maar verwacht je hard te groeien? Je gaat op ten duur dan te maken krijgen met verborgen kosten of beperkte functionaliteit. Dan schiet je weinig op met de overstap nu. Ga je bijvoorbeeld voor een boekhoudpakket met CRM of ben je toe aan ERP-software?
Zie het inrichten van de software als het betrekken van een nieuwbouwwoning. De muren staan al overeind, maar je kunt het niet eens zijn met de kleur die men op de kozijnen heeft geschilderd. Zo maak je bijvoorbeeld de facturen helemaal in jouw stijl. Kijk daarbij goed naar wat er al standaard aanwezig is en bouw op het fundament van jouw softwareleverancier. De kans is namelijk groot dat er 'onderwater' al vele koppelingen en slimme automatisering gemaakt zijn die het verwerken van de administratie makkelijker maken. Zo voorkom je verrassingen achteraf en kun je nog sneller resultaat boeken.
Overstappen van boekhoudpakket betekent nieuwe mogelijkheden voor automatisering!
Op een gegeven moment is de tijd daar. Converteer niet in delen, maar ga over in een 'big bang'. Zo voorkom je verlies van data of dubbele invoer in meerdere systemen. Vergeet niet vóór de big bang de oude software op slot te doen, waarmee je voorkomt dat eventuele mutaties nog in de oude software worden verwerkt.
TIP: Neem niet teveel financiële data mee, want 'rommel erin is rommel eruit'. In principe zou een goede beginbalans al voldoende moeten zijn aangezien je de historie wel uit bijvoorbeeld het jaarverslag of de bewaarlicentie kunt halen. Overstappen spannend? Je nieuwe leverancier helpt je graag.
Overstappen van boekhoudpakket kan klinken als een heel gedoe. Ook wanneer je bewust kiest voor een nieuw boekhoudpakket heb je nog de nodige werkzaamheden te verzetten. Bij AFAS hebben we veel ervaring met het overstappen van boekhoudpakket in het MKB. Daarom geven we je graag 5 tips voordat je de keuze maakt.
Je administratie bijwerken waar en wanneer jij dat wilt. Gewoon online, zonder gedoe, updates en systeembeheer, maar jouw gegevens altijd veilig in de cloud, met dagelijkse back-ups. AFAS SB is hét boekhoudpakket voor ondernemers. Offertes maken, factureren en je btw-aangifte doe je gewoon online. Gebruiksvriendelijk en compleet. Met SB kun je eenvoudig online samenwerken met jouw accountant. Back-ups heen en weer sturen is voor altijd verleden tijd. Je accountant logt in en kan direct voor je aan de slag.
AFAS SB is hét online boekhoudprogramma voor ondernemers. Offertes maken, factureren en je btw-aangifte doe je gewoon online. Gebruiksvriendelijk en compleet.