OCR is een techniek die veel wordt toegepast achter de schermen. Uiteraard weten we hier bij AFAS alles over: het maakt je processen namelijk efficiënter. Wij leggen uit wat OCR-software is en hoe dit jouw administratie makkelijker maakt.
OCR betekent Optical Character Recognition (optische tekenherkenning). Deze technologie zet tekst om in digitale informatie. Zo kun je papieren documenten zonder enige moeite omzetten naar een digitale versie. Deze digitale versie kun je verder bewerken of archiveren in AFAS SB of in je bedrijfssoftware.
Deze techniek is altijd de basis van OCR-software. Maar intussen kun je veel meer met deze software. Slimme OCR-software zet de tekens niet alleen om in een bewerkbaar formaat, maar herkent ook hun betekenis. En dát is de software die wij gebruiken. Je gebruikt OCR-technologie met AFAS SB, of in je ERP-systeem met een naadloze koppeling met een van onze partners.
De papieren tekst wordt eerst gescand als afbeelding. De OCR-software ‘leest’ deze scan, herkent patronen als tekst en zet die om van afbeelding naar tekens. In de praktijk kan dit zo gaan:
OCR is niet gebonden aan documentformaten. Je kunt met deze techniek bijvoorbeeld ook ‘papieren’ tekst in een digitaal formulier zetten.
Slimme OCR-software die de betekenis van tekens herkent, kun je slim inzetten voor je administratieve processen. Zo verwerk je inkomende facturen volledig automatisch!
AFAS SB kan standaard al je inkoopfacturen uit de mail halen en automatisch matchen en verwerken. Het lastige was dat lang niet iedereen werkt met e-facturen (ook wel UBL). Er zijn nog veel bedrijven die alleen een pdf of papieren factuur sturen. Daar kon software vroeger niets mee.
De oplossing? OCR-technologie. Bij AFAS noemen we dit Scan & Herken. Nu kunnen we papieren facturen of pdf’s automatisch laten inlezen. Je medewerkers hoeven de gegevens alleen nog eventueel te corrigeren en te accorderen.
OCR zit standaard in AFAS SB. Wanneer een factuur binnenkomt, wordt het bestand herkend, uit je mail gehaald en gescand. De gegevens worden vervolgens automatisch ingevuld in het digitale formulier. De software herkent alle informatie: van bedragen tot aan btw-nummers en factuurnummers. Het originele bestand wordt ook geüpload, ter referentie.
Een gewone papieren factuur wordt met Scan & Herken omgezet in een e-factuur. En als er een e-factuur wordt gestuurd, zet de software de gegevens uiteraard direct op de juiste plek. Het mooiste is dat je medewerkers niets merken van dit proces: alles gebeurt automatisch en razendsnel. Het enige wat ze nog hoeven te doen, is de informatie checken en goedkeuren.
OCR-technologie maakt je administratie makkelijker. En dat past perfect bij de AFAS-filosofie! We zetten een paar concrete voordelen kort op een rijtje.
Doordat OCR-software teksten automatisch omzet in leesbare data, hoeven financiële medewerkers geen gegevens meer over te typen. Dit scheelt een hoop tijd en de foutmarge is hierdoor stukken lager.
Gegevens worden automatisch verwerkt in de software, waardoor alles direct op de juiste plek staat. Er zit geen tijd tussen de ontvangst en de verwerking van een factuur. Alle informatie die je nodig hebt om een factuur te versturen, is overzichtelijk bij elkaar te vinden in AFAS SB.
Uiteindelijk komt het erop neer dat financiële medewerkers zich minder bezig hoeven te houden met administratieve taken. Doordat de facturering volledig kan worden geautomatiseerd, kunnen medewerkers efficiënter werken en hebben ze de tijd om zich te richten op hun kerntaken en het verbeteren van financiële processen.
Meer weten over Scan & Herken in AFAS SB?
Werk je met de ERP-software van AFAS? Ook dan kun je profiteren van de voordelen van Scan & Herken. Onze partners zorgen voor een naadloze integratie met je bedrijfssoftware.
AFAS SB is hét online boekhoudprogramma voor ondernemers. Offertes maken, factureren en je btw-aangifte doe je gewoon online. Gebruiksvriendelijk en compleet.