In dit artikel vertellen we je alles wat je moet weten over pro forma facturen, zonder dat het te ingewikkeld wordt. De term 'pro forma' komt uit het Latijn en betekent 'voor de vorm'.
Een pro forma factuur is eigenlijk gewoon een voorlopige factuur. Het is een document dat je gebruikt om je klant te laten zien wat de kosten van een toekomstige transactie zullen zijn. Dit kan handig zijn als je bijvoorbeeld een offerte wilt uitbrengen voor een dienst of product, terwijl het nog onduidelijk is of de klant daadwerkelijk tot aankoop overgaat.
Het voordeel van pro forma facturen is dat ze niet bindend zijn. Niet voor jou en niet voor de klant. Een pro forma factuur is een schatting van de kosten - een idee van wat je klant kan verwachten als hij of zij besluit om met jou in zee te gaan. Er hoeft nog niets te worden betaald.
Maar waarom zou je eigenlijk een pro forma factuur gebruiken? Een offerte geeft toch ook een goed idee van de kosten?
Een pro forma factuur is bijvoorbeeld handig als je zaken doet met een internationale partij. Een pro forma factuur kan de betaling vergemakkelijken en kan helpen bij het verkrijgen van de nodige documenten voor douane-afhandeling. Ook kan het voor jou en je klant handig zijn om een duidelijk beeld van de kosten van een transactie te hebben voordat je deze voltooit.
Het opstellen van een proforma factuur is vrij eenvoudig. Hij moet dezelfde informatie bevatten als een gewone factuur, maar met de vermelding dat het een proforma factuur is en dat de goederen of diensten nog niet zijn geleverd.
Deze gegevens moet je op een proforma factuur vermelden:
AFAS SB haalt veel van deze gegevens automatisch op. Scheelt jou een hoop werk!
Als je ooit een pro forma factuur ontvangt of moet versturen, weet dan dat het gewoon een voorlopige factuur is om de kosten van een toekomstige transactie vast te leggen.
Met de meeste boekhoudprogramma's heb je dit zo geregeld. We laten je graag zien hoe we dit in AFAS SB voor je doen. Bekijk de product tour of volg een demo!
AFAS SB is hét online boekhoudprogramma voor ondernemers. Offertes maken, factureren en je btw-aangifte doe je gewoon online. Gebruiksvriendelijk en compleet.