Yoga en IT lijken eerder tegenpolen dan een logische combinatie. In de persoon van Casper Lange komen die werelden echter bij elkaar. Voor zijn eigen yogapraktijk doet Casper zelfstandig de boekhouding met SB van AFAS. “Als ontwikkelaar en gebruiker is voor mij de cirkel rond.”
Casper Lange combineert een parttime baan als productontwikkelaar bij AFAS met een eigen yogapraktijk. In de meer dan 22 jaar die hij bij AFAS werkt, vervulde hij meerdere functies binnen het softwarebedrijf. Tegenwoordig is hij actief met het maken van interactieve rondleidingen voor SB; helpdocumentatie die een gebruiker stap voor stap door de software begeleidt. Bij AFAS geldt hij daarom als een van de experts op het gebied van SB.
Tegelijk is Casper dus ook yogadocent en -therapeut in zijn eigen praktijk. Hij is in 2007 begonnen als yogadocent met acht cursisten. Dit is uitgegroeid tot zijn eigen onderneming YamaYoga, met wekelijks 48 cursisten. Het zal misschien niet als een verrassing komen, maar Casper heeft zijn onderneming geautomatiseerd met SB. Deze software-oplossing is in 2020 gelanceerd als laagdrempelig en fris boekhoudproduct voor kleine ondernemers. SB werd geïntroduceerd met drie verschillende licenties: voor accountants, voor ondernemers en voor een combinatie van beide. Zelf werkt Casper met de versie gericht op ondernemers; hij doet zijn boekhouding dus zelfstandig.
“Nou, dan heb je meteen mijn grootste blunder als ondernemer te pakken. Ik ben mijn boekhouding in Excel begonnen. Ik dacht dat op die manier wel even te kunnen fiksen. Na twee jaar kwam ik tot de conclusie dat dit geen stabiel boekhoudresultaat opleverde en moest ik noodgedwongen twee jaar aan BTW-aangiftes corrigeren. Oeps! Ik had natuurlijk meteen een boekhoudproduct moeten aanschaffen. Vervolgens ben ik overgestapt op Profit, mede omdat ik van plan was om daarmee een website te genereren. Bovendien leek het me zinnig om ons eigen product als gebruiker eens van de andere kant te leren kennen. Maar uiteindelijk gebruikte ik Profit misschien slechts voor tien procent, want ik heb geen personeel, geen projecten, niets van dat alles.”
“Ik wilde graag een van de eerste gebruikers van SB zijn, dat was twee jaar voor uitlevering van het product voor mij al duidelijk. Vanaf dat moment dacht ik ook: dan ga ik er met andere ogen naar kijken. In de ontwikkel- en testfase stelde ik mijzelf de vraag: hoe zou ik met SB het beste mijn eigen boekhouding kunnen doen? Ik heb bijvoorbeeld meegedacht over het stroomlijnen van bepaalde processen. Als ontwikkelaar en gebruiker is voor mij de cirkel rond. Ik heb de gegevens uit Profit naar SB gemigreerd, zoals wij dat noemen. Destijds gebeurde dat nog grotendeels handmatig; tegenwoordig is daarvoor een heel mooie migratietool beschikbaar. Al met al is de overstap naar SB me uitstekend bevallen.”
“Als yogadocent in opleiding leer je helemaal niets op het gebied van ondernemen of boekhouden. Gelukkig heb ik me bij AFAS behoorlijk verdiept in bedrijfsprocessen en daarmee spaar ik nu een boekhouder uit. Het is best handig als je de boekhouding zelfstandig kunt doen, ik kan het iedereen aanraden. Als je als ondernemer een paar basisonderdelen van de boekhouding kent, kun je prima met SB werken. Het is bijvoorbeeld belangrijk om te kunnen controleren of de ingevoerde mutaties op de juiste plek in de kolommenbalans of de btw-aangifte terecht komen. Ondernemers die daar onzeker over zijn, kunnen desgewenst hun accountant mee laten kijken. Daarnaast is het ook zo: als je vijf of tien minuten in een rondleiding investeert, dan weet je precies hoe een bepaalde functie van het pakket werkt. Je hebt dus 24/7 een virtuele docent naast je staan.”
“Ik gebruik nagenoeg alle functionaliteiten van het pakket. Ik kan alleen niet incasseren of automatisch betalen omdat mijn bank die mogelijkheden niet biedt. Verder gebruik ik de Scanbox en Mailbox met veel plezier. Dat zijn echt fantastische onderdelen van het pakket. Je laat inkoopfacturen naar de mailbox sturen, je vangt ze op in SB waar je ze kunt bewerken, waarna ze naar de Scanbox gaan. Omdat de Scanbox zichzelf traint, wordt die steeds beter in het herkennen van facturen. Dat werkt echt fantastisch. Ook gebruik ik de AFAS Link app om bonnetjes te fotograferen en naar mijn Scanbox te sturen. Die functionaliteit is te gek hoor.”
“Dat alle transacties worden geboekt zoals het hoort, je hebt er bijna geen omkijken naar. Ik heb onder andere een pc voor mijn bedrijf aangeschaft die in mijn administratie als vast actief is verwerkt. Als ik die pc vervolgens verkoop en ik maak daar winst op, dan begeleidt SB me in de opties die ik heb: winst direct nemen of toevoegen aan de herinvesteringsreserve. Daarnaast is de btw-aangifte altijd actueel. Als ik iets wijzig wordt dit direct verwerkt in de komende aangifte of, wanneer dat wettelijk moet, een suppletie. De eerstvolgende versie van SB biedt zelfs de mogelijkheid tot het maken van een jaarrekening inclusief automatische deponering bij de Kamer van Koophandel. Als eenmanszaak ben ik trouwens niet verplicht om een jaarrekening te maken, maar natuurlijk wel een aangifte inkomstenbelasting. Dan ga ik twee uurtjes zitten met de accountant en dan is die aangifte ook weer klaar.”
“Ik ben er niet voortdurend mee bezig, ook omdat ik sinds 2022 geen btw-aangifte meer hoef te doen. Ik heb toevallig net mijn boekhouding weer helemaal bijgewerkt omdat ik twee maanden achterliep. Dat kostte me in totaal niet meer dan ongeveer vier uur, inclusief het importeren van bankmutaties en het toevoegen van inkoopfacturen. Voor wat dat laatste betreft gaat de meeste tijd zitten in het bezoeken van websites van leveranciers om facturen te downloaden. Over de btw gesproken: toen ik nog wel aangifteplichtig was, vond ik de functionaliteit van de geautomatiseerde btw-aangifte supergemakkelijk in het gebruik. Eigenlijk vind ik dat een van de mooiste doorontwikkelde onderdelen van de software.”
“Ik heb twee boeken vertaald over yogatherapie, die ik via mijn webshop verkoop. Dat betekent dat ik me met porto moet bezighouden en binnenkomende betalingen moet verwerken. Nu gaat dat nu nog niet automatisch, maar in de nabije toekomst wordt dit allemaal een stuk eenvoudiger omdat er een koppeling met WooCommerce in de maak is. Dat maakt SB voor mij helemaal af. Mijn boeken verkoop ik bijvoorbeeld veel aan particulieren in België. De btw-berekening hiervan is volledig doorgeautomatiseerd in SB. Ik volg ook weleens online cursussen van Amerikaanse aanbieders. Dat is een inkoop buiten de EU. Die wordt ook gewoon zonder doorberekening van btw goed verwerkt in SB. Ik gebruik het pakket daarnaast met prijzen die inclusief btw zijn. Als je zoals ik alleen maar business-to-consumer werkt, dan is SB dus ook een prima oplossing. Het werkt vlekkeloos.”
“Toch wel hoor. Voor de openbare wensenlijst van AFAS heb ik een functionaliteit ingestuurd die nu nog niet beschikbaar is. In mijn eigen praktijk laat ik cursisten per tien lessen betalen. Die tien lessen zijn op een gegeven moment voorbij. Dat is niet noodzakelijk na tien weken het geval, want er kunnen vakanties of andere vormen van verlof tussen zitten. SB biedt de mogelijkheid om verkoopfacturen te herhalen, maar dat geldt voor vaste tijdvakken, dus dat is voor mijn praktijk geen optie. Ik hoop dat er een functionaliteit komt die mij daarbij gaat helpen.”
“Yoga is de spirituele tegenhanger van mijn rationeel-technische baan van IT’er in de productontwikkeling. Het is niet alleen denken, maar ook voelen. Dat zorgt voor balans en daar gaat het om in het leven. Als debet en credit niet in balans zijn, dan heb je een probleem. Dat is ook voor mijn yogapraktijk van belang. Met SB is mijn boekhouding helemaal in balans.”
AFAS SB is hét online boekhoudprogramma voor ondernemers. Offertes maken, factureren en je btw-aangifte doe je gewoon online. Gebruiksvriendelijk en compleet.