Het Eindhovens team dat een duurzame auto bouwt, pakt de zaken graag professioneel aan. Om die reden hebben de autobouwers besloten hun administratie te automatiseren met de softwareoplossing SB van AFAS. “Ik ben gewoon dik tevreden over het pakket.”
Thomas Dekkers studeert Technische Bedrijfskunde aan Avans Hogeschool. Hij is sinds juni 2022 tevens bestuurslid bij het studententeam TU/ecomotive (zie kader), waar hij in het team ‘EM-08’ de rol van Finance Manager vervult. Het bestuur van EM-08 nam zich bij zijn aantreden voor om de verschillende taken professioneel uit te voeren. Omdat een boekhouding in Excel daar niet bij paste, volgde een oriëntatie op administratieve software.
“Daar waren meerdere redenen voor. Het vorige TU/ecomotive-team deed de administratie altijd in Excel. Dat vonden ze een ramp omdat ze totaal geen overzicht hadden. Hun advies bij de overdracht was: zoek een goed boekhoudpakket. Toevallig werkt ons familiebedrijf tot volle tevredenheid met software van AFAS, dus ik hoorde positieve geluiden uit die hoek. Hier op de universiteit heb ik ook bij andere teams geïnformeerd. Een van de teams werkte met een concurrent van AFAS en dat vonden de gebruikers een tamelijk complex pakket.”
“Ik heb op basis van een inventarisatie op internet eerst nog een aantal leveranciers benaderd. AFAS reageerde heel snel op mijn verzoek om informatie. Ze waren daarnaast heel duidelijk over wat het best bij ons zou passen. Dat was dus SB. Toen ik een demo kreeg in het pakket ontdekte ik dat navigeren heel makkelijk ging en dat alles heel intuïtief werkte. Bovendien ziet het er ook gewoon mooi uit. Omdat ook de licentieprijs geen showstopper bleek, viel de keus op SB.”
“Zeker in het begin had ik nog niet zoveel boekhoudkundige kennis. Gelukkig heb ik een tante die werkt als boekhoudster en zij heeft me wegwijs gemaakt in het voeren van een administratie. Ook het pakket heb ik al doende leren kennen. Aanvankelijk dacht ik nog dat als ik mutaties had goedgekeurd dat AFAS dan de transacties in orde zou maken. Haha, nou niet dus. Naast de ondersteuning van mijn tante durf ik de stelling wel aan dat ook het pakket mij leert waar ik op moet letten.”
“In het begin dacht ik ongeveer twintig uur per week werk te hebben aan de administratie, maar het kost me veel minder tijd dan gedacht. Intussen ben ik zo goed thuis in het pakket dat het me niet meer kost dan drie tot vier uur per week. Ik ben gewoon dik tevreden over het pakket.”
“Met de dashboards in het openingsscherm van SB heb ik altijd direct een goed overzicht van hoe we er financieel voorstaan. Daarnaast werkt het aanmaken van facturen supereenvoudig. Je neemt het goedgekeurde bedrag uit de offerte over en geeft aan of het hoge of lage BTW-tarief van toepassing is. Dan vult het systeem de juiste bedragen in op de factuur en ook op de plek waar gegevens voor de BTW-aangifte staan. Tegelijk maakt het systeem een mailbericht aan voor de ontvanger van de factuur. Ik vind het superhandig dat daar al standaard teksten instaan, die je trouwens heel makkelijk kunt aanpassen.”
“Nee hoor. Als studententeam zijn we natuurlijk een beetje een vreemde eend in de bijt. We doen bijvoorbeeld niet aan vaste en vlottende activa en ook met de quick ratio werken we niet. Verder hebben we hier geen hoogfrequente facturenstroom. We verkopen niets, maar ontvangen wel geld van partners. Soms loopt dat via facturen zonder BTW. Daar kon het systeem eerder niet mee overweg, dus heb ik een incident ingeschoten. Vervolgens had AFAS het probleem binnen een week opgelost. In de praktijk houden ze je na een incidentmelding trouwens heel goed op de hoogte van de voortgang.”
“Wat ik sowieso waardeer is dat ze goed naar je luisteren en volgens mij ook stevig investeren in de doorontwikkeling van de software. Daarnaast vond ik het heel tof dat ik werd uitgenodigd voor de uitreiking van de AFAS Edisons in Leusden. Ik was wel verrast dat ik daar als gast van 23 voor werd gevraagd, tussen allemaal gevestigde ondernemers. Maar ik vond het erg gezellig en sprak verschillende mensen, ook van AFAS. Iedereen was heel geïnteresseerd in wat we doen in Eindhoven.”
“We hebben wel wat gekke dingen meegemaakt, maar dat lag niet aan SB. Vanwege een onbetaalde factuur hebben we hier een keer een deurwaarder op bezoek gehad. Ik zat net te lunchen, ik schrok me rot. Ik begreep aanvankelijk niet hoe dat kon omdat ik helemaal geen openstaande post van die crediteur had. Bleek het later om een erfenis van voorgaande teams te gaan. Dat is trouwens later nog eens gebeurd. Zag ik ineens allerlei rare bankmutaties. Bleek er een reeks doorlopende incasso's te zijn afgeschreven van onze creditcard. Zelf had ik geen idee waar deze vandaan kwamen, maar die kon ik wel opmerken met behulp van AFAS. Incidenteel verwerk ik trouwens nog weleens mutaties voor de voorgaande teams. Deze kan ik makkelijk wegboeken op de posten die ik voor die teams heb gemaakt. Daarmee houd ik onze financiën en de oudere administraties gescheiden.”
TU/ecomotive is een studententeam van de Technische Universiteit Eindhoven dat zich richt op de toekomst van duurzame mobiliteit. Elk jaar komt er een nieuw team dat weer een andere duurzaamheidskwestie gaat tackelen. TU/ecomotive laat zien dat het mogelijk is de mobiliteitssector te verduurzamen door gebruik te maken van andere materialen, andere methoden en een andere mindset. Met ondersteuning van partners bouwen de teams jaarlijks een concept car. Het huidige team, bekend als EM-08, bestaat uit 34 studenten. In juli 2023 presenteren zij de nieuwste concept car. Deze wordt een maand later gepromoot door middel van een tour door Europa.
AFAS SB+ is hét online boekhoudprogramma voor ondernemers en ZZP'ers. Offertes maken, factureren en je btw-aangifte doe je gewoon online. Gebruiksvriendelijk en compleet.