Arvid Kastermans deed de boekhouding van zijn fotostudio meer dan twintig jaar met een offline boekhoudpakket. Dat beviel prima, tot hij min of meer bij toeval opliep tegen de kleinzakelijke oplossing SB van AFAS. “Er ging een wereld voor me open. Dit had ik eigenlijk jaren eerder willen weten.”
Ton Kastermans Fotografie werd door de naamgever in 1979 in Bunschoten opgericht en verhuisde later naar Blaricum. In het analoge tijdperk kwam het bedrijf tot grote bloei. Op het hoogtepunt stonden er 25 fotografen op de loonlijst. Dat was ongeveer in de periode dat Arvid Kastermans in het bedrijf van zijn vader kwam. Niet als fotograaf, want daar lag zijn talent niet, maar als administrateur.
Toen op een gegeven moment de digitale fotografie op kwam zetten, liep het personeelsbestand behoorlijk terug. Na het overlijden van zijn vader in 2007 nam Arvid het bedrijf over. Dat ging lange tijd prima, tot corona kwam en de inkomsten fors terugliepen. Zozeer zelfs dat bedrijfsbeëindiging een serieuze optie was. Zover kwam het gelukkig niet. Arvid besloot zijn eigen activiteiten voor de fotostudio terug te schroeven tot één dag per week en voor de overige vier dagen elders een baan te zoeken. Die vond hij bij de Koelewijn Groep in Bunschoten, actief op het gebied van grondboringen. In zijn eigen bedrijf werkt hij anno 2023 met twee fotografen in loondienst en een omvangrijk netwerk van freelancers.
“We werkten destijds met een boekhoudprogramma in MS DOS. Al vrij snel stapten we over op een veel moderner pakket. Daar heb ik tot en met 2022 onafgebroken mee gewerkt. Ik heb me nooit in andere software-oplossingen verdiept en had dus ook niet in de gaten dat we met een offline boekhoudoplossing eigenlijk behoorlijk achter de feiten aanliepen. Maar ik kon er goed mee werken en ik handelde volgens het credo van mijn vader: wat goed is moet je niet veranderen.”
“Bij de Koelewijn Groep raakte ik betrokken bij de implementatie van de HRM/Payroll-software van AFAS. Het bedrijf wilde dat deel van de bedrijfsautomatisering namelijk sterk moderniseren. Op die manier kwam ik voor het eerst in aanraking met de software van AFAS. Ik moet zeggen, er ging een wereld voor me open. Zo innovatief allemaal: mooier, beter en sneller. Dit had ik eigenlijk jaren eerder willen weten. Aan het eind van dat implementatietraject bij Koelewijn Groep was er een feestelijke afsluiting op het kantoor van AFAS in Leusden. Langs mijn neus weg vroeg ik aan een van de AFAS-mensen of ze ook software voor kleinzakelijke gebruikers hadden. Nou, dat bleek inderdaad het geval. SB was toen zelfs nog redelijk nieuw.”
“Ik heb me vrijwel direct aangemeld voor een online demo van SB. Toen het zover was, wist ik eigenlijk al na een half uur genoeg. Ik zag meteen dat het een geweldige softwareoplossing zou zijn voor mijn bedrijf. Die demo vond half september 2022 plaats, precies op het juiste moment. Het leek me ideaal om met ingang van het nieuwe boekjaar 2023 met SB te gaan werken. Dat was geen probleem omdat het in feite een plug and play pakket is. Ik heb de interactieve rondleidingen gevolgd en daarmee was de inrichting van SB voor mijn onderneming binnen een dag voor elkaar.”
“Nou, eigenlijk alles. Je moet je voorstellen: als ik vroeger iets aan de boekhouding wilde doen, moest ik altijd in de auto stappen om naar de zaak te rijden en de Windows-computer op te starten. Tijd en plaats maken qua boekhouden nu niet meer uit. Bovendien behaal ik forse tijdwinst, echt niet normaal. Het afsluiten van een maand kost me nu drie dagen, in plaats van vroeger vijftien. En als ik destijds een dag bezig was met het uitsturen van facturen is dat nu in anderhalf uur gepiept. Bovendien kan SB dingen onthouden en is het zelflerend, waardoor het steeds sneller werkt. Leuk is ook dat ik de maandelijkse abonnementskosten voor het pakket eigenlijk meteen terugverdien door een flinke besparing. Ik heb namelijk geen inkt meer nodig voor het printen van facturen, aanmaningen en de boekhouding zelf. Dat papierloos werken is echt een uitkomst. Ik bespaar op drukwerk en op accountantskosten omdat ik nu meer zelf doe, zoals de btw-aangifte. Nou ja, ik doe het eigenlijk niet zelf. SB doet het voor me.”
“De mogelijkheid om vaste activa bij te houden in een sub-administratie. Vroeger gaf ik één keer per jaar alle investeringsfacturen aan de accountant en die maakte een lijstje met afschrijvingen, die ik met terugwerkende kracht nog moest invoeren over dat jaar. Nu heb ik de stoute schoenen aangetrokken en ben ik zelf met SB de vaste activa gaan beheren. Ik voer van de bewuste inkoopfactuur het aanschafbedrag en de restwaarde in, en SB zet dit meteen om in afschrijvingen die direct vanaf de aankoopdatum maandelijks automatisch worden geboekt. Echte een megagave functie, die veel meer inzicht geeft in de vaste activa dan één keer per jaar een lijstje van de accountant waar geen touw aan vast te knopen was. Ook de koppeling met de bank en de kolommenbalans zijn nieuw voor me. Vroeger zag ik alleen maar winst en verlies.”
“Nee, dat niet. Ze zijn voortdurend op pad om te fotograferen, dus ze maken kosten voor onder andere parkeren en eten. De bonnetje die ze inleveren verwerk ik met AFAS Link, waarna ze naar de Scanbox gaan. De collega’s hebben er verder geen omkijken naar en aan mij hebben ze iemand die misschien wat meer relaxed is dan vroeger, haha. Wat ik in het verleden trouwens niet deed en nu wel is het delen van de financiële resultaten met mijn collega’s. Elke maand maak ik een screenshot van mijn startscherm en die gooi ik in onze appgroep. Ik merk dat zij het waarderen; ze delen immers mee in de winst.”
“Nu je erover begint, ik ontdekte dat AFAS een openbare wensenlijst heeft waar je als gebruiker kunt stemmen op nieuwe functionaliteiten. Fantastisch, zoiets heb ik nog nergens anders gezien. Dankzij dat systeem kan ik sinds kort meerdere facturen met maar één handeling afletteren. Want kennelijk hadden ook veel andere gebruikers die wens.”
“De software is buitengewoon overzichtelijk en gebruiksvriendelijk. Bovendien constateer ik dat AFAS druk bezig is met de ontwikkeling van nieuwe functionaliteiten. Daarnaast is de ondersteuning door de leverancier supergoed en misschien nog wel belangrijker: ik voel me als klant geen nummer. De mensen van AFAS geven je aandacht. Zoiets heb ik bij mijn vorige leverancier echt nooit meegemaakt. Dat is denk ik ook hun kracht en zo ben ik er met open ogen ingetrapt. Daar heb ik trouwens nog geen moment spijt van gehad.”
“Volg altijd de online demo en de interactieve tour die je stap voor stap rondleidt in het pakket. Daarna weet je precies of SB bij je past.”
AFAS SB is hét online boekhoudprogramma voor ondernemers Offertes maken, factureren en je btw-aangifte doe je gewoon online. Gebruiksvriendelijk en compleet.